E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике - Джоселин Глей (2016)

Мы это интуитивно понимаем, однако часто игнорируем вышеупомянутый простой принцип, столкнувшись с непрекращающейся лавиной сообщений. Мы чувствуем себя обязанными ответить на каждое входящее электронное письмо – и как можно быстрее, – причем зачастую в ущерб работе и приоритетам, не говоря уже о качестве самих ответов.

Первый шаг к обузданию электронной почты – понять, что все в ваших руках. Вы – и никто другой – выбираете, на какие послания отвечать и когда. У вас нет никаких обязательств ни перед кем.

Более того, стиль, частота и ритм ваших писем напрямую влияют на корреспонденцию, которая к вам возвращается. Каждое отправленное сообщение служит сигналом, пробуждающим ожидания у коллег, друзей и родственников.

Вы отвечаете на письма сразу же? По прошествии пяти часов? Спустя неделю? Вы отправляете второпях сообщение, снимающее с вас ответственность и ничего не проясняющее? Или ждете, пока у вас не появится возможность отправить обдуманный и полный ответ?

Каждое ваше действие порождает ожидания других. Если вы, получая сообщение от клиента, всегда отвечаете в течение 15 минут, этот клиент начнет ждать, что вы ответите не позже чем через 15 минут (и может расстроиться, если не получит в этот срок ваше письмо). Вот почему так важно активно формировать у самого себя и окружающих ожидания относительно того, как и когда вы будете пользоваться электронной почтой – еще до того, как сядете за письменный стол.

Впрочем, невозможно эффективно формировать ожидания других людей, если вы не представляете всего объема работы. Поэтому мы начинаем этот раздел под названием «Стратегия» с попытки увидеть более общую картину, определить, какие цели и взаимоотношения для вас важны. Затем мы перейдем к конкретным вопросам – к тактике: как организовать повседневную работу таким образом, чтобы установить баланс между значимыми делами и обязательствами ответить на электронные письма, рассортировать сообщения в зависимости от приоритета, эффективно работать с письмами и отбрасывать ненужные, не испытывая чувства вины.

Какого черта вы все равно пытаетесь это сделать?

Возможно, вам совсем не нравится тратить все рабочее время на электронную почту, но остановиться очень трудно, если отсутствует четкое понимание того, что нужно делать. Кроме того, вы не сможете определить, какие электронные письма важны, а какие нет, если не знаете, какова конкретно ваша цель.

Вот почему мы остановимся на минуту, отвлечемся от электронной почты и обратимся к тому загадочному предмету, который назван «значимой работой». Это такая работа, которая обогащает ваш опыт, способствует карьерному росту или повышает квалификацию. Такая работа вызывает чувство удовлетворения: вы с пользой провели время и чего-то достигли.

Электронная почта, вне всякого сомнения, является чрезвычайно полезным инструментом, но сама редко рассматривается как значимая работа. Поговорим, как сформировать четкое представление о том, на чем следует сосредоточить силы. Различают три категории, на которые можно разделить значимую работу.

Миссия. В рекомендациях по построению карьеры это обычно называется «найти свое призвание». Изобретатель Илон Маск хочет создать по-настоящему космическую цивилизацию, доктор Билл Томас стремится вернуть в Америке уважение к пожилым людям, а предприниматель Кимберли Брайант хочет дать цветным девочкам возможность обучиться искусству программирования. Это впечатляющие и даже пугающие цели. Но не стоит расстраиваться, если у вас нет цели, способной изменить мир. Иметь призвание вовсе не обязательно.