Идентифицировав тему выступления, собирайте аргументы, которыми хотите подкрепить свою информацию. На этой стадии вы совершаете первый отсев, с целью исключить более слабые доводы и ненужную информацию и использовать только то, что логически связно.

Безжалостно вычеркивайте все лишнее.

Кроме того, проверьте, что вы не увлеклись многократным повторением одного и того же. Повторение аргумента, независимо от того, насколько он хорош, уменьшает степень вашей убедительности и делает ваше выступление многословным.

Взвешивая вероятность возражений со стороны слушателей, убедитесь в том, что ваши предположения реальны. Контраргументы для отражения атаки, которая может не последовать, способны породить проблему, которая в противном случае вообще не возникла бы. Кроме того, подобное сражение с фантомами – это впустую потраченное время выступления и еще один верный способ убить предметность изложения.

До какого момента слушатели воспринимают послание?

Во многих ситуациях мы сразу можем переходить к главному вопросу без всяких околичностей. С другой стороны, в этом случае предполагается, что аудитория уже заранее готова услышать то, что мы хотим довести до ее сведения.

Если вы пойдете к цели напролом, еще до того, как слушатели узнают, какова тема вашего выступления, какую проблему необходимо решить и из каких частей состоит ваша речь, вы помешаете аудитории понять информацию и нарушите процесс коммуникации.

Вот хороший перечень вопросов, который поможет вам усилить объективность (ставьте напротив каждого пункта галочку, хотя бы мысленно).

● Знает ли аудитория, какова тема вашего выступления?

Нет нужды перебарщивать, но даже если у слушателей уже есть эта информация, не будет вреда кратко коснуться темы вашей презентации. Например, так: «Сегодня мы будем говорить о делении территории для различных групп торговых агентов». Пять секунд. От этого никто не умрет.

● Знает ли аудитория, какую проблему вы собираетесь решить, или предысторию текущей информации, или части вашего выступления?

Это более важный вопрос, потому что объяснение этих вещей может отнять драгоценное время и в общем ненужно. Как правило, слушатели уже знакомы с проблемой и ее предысторией, но тем не менее люди часто тратят время впустую, рассказывая то, что аудитории уже известно.

Однако если предыстория проблемы незнакома присутствующим, лучше заменить долгие объяснения одной короткой формулировкой. Например: «Я хочу предложить программу решения проблемы стойкого снижения продаж». Это можно сказать, не разъясняя по пунктам, как именно снижались продажи на протяжении череды последних месяцев. Если, конечно, вы не чувствуете, что подробная информация сейчас действительно необходима.

Если ваша аудитория легко следит за первыми фразами вашего выступления, нет нужды описывать все его части.

Обратите внимание на то, что в этот момент вы будете анализировать, нужно ли вам дополнительно ориентировать аудиторию, делая ваше сообщение более понятным. Если вы решите, что слушатели готовы, то без колебаний отсекайте все несущественное. Помните: чтобы быть объективным и предметным, нужно попросту отрезать все лишнее.

Оцените, насколько хорошо аудитория понимает ваше выступление

Как правило, предметность и наглядность не являются лучшими друзьями.

Если вам необходимо уточнить то, о чем вы говорите, лучше всего показать иллюстрацию. История, выдуманная или правдивая, поможет слушателям лучше понять информацию. Но истории почти всегда длинны, и на них может уйти больше времени, чем на изложение той информации, которую мы хотим довести до сведения слушателей. Поэтому если вы хотите сохранить объективность во время презентации, рассказывайте только те истории, которые действительно необходимы. Если решитесь на это, ищите конкретные примеры, которые короче и помогают усилить ваши аргументы.

Введение и заключение