Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь - Тео Компернолле (2014)

Большинство людей относятся к электронным письмам, как к важным и срочным делам. Многие даже отвечают на них в течение двух минут после получения{455}. Как избавиться от этой примитивной и совершенно контрпродуктивной привычки, рефлекса Павлова?

Этот принцип дает вам простую схему:

# 1 Важно и срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать ±20 % всего времени.

Например: кризисы, горящие проекты, жалоба от важного клиента…

# 2 Важно, но не срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать ±70 % вашего времени.

Например: подготовка к важным встречам, работа над важными проектами, планирование, установление важных отношений, разработка стратегий, реализация стратегических задач и т. д.

# 3 Не важно, но срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать не более ±10 % вашего времени.

Например: обед с вашей командой, многие встречи, телефонные звонки, текущие рабочие вопросы…

# 4 Не важно и не срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать не более ±1 % вашего времени.

Например: социальные медиа, серфинг в Интернете, 50–80 % электронной почты, уборка рабочего стола…

Потратьте по пять секунд на то, чтобы оценить каждую задачу в вашем списке дел и каждую запланированную встречу в соответствии с этой схемой. Вы можете использовать эту же схему, чтобы быстро рассортировать электронные письма по степени важности и удалить большинство из них. Вначале это будет занимать чуть больше времени, чем пять секунд, но с опытом этот навык станет естественным и очень быстрым.

Затем решите, что вы будете делать и когда. Когда вы начнете фильтровать все дела в зависимости от их важности, в конечном итоге вы будете тратить меньше времени и сил на то, что неважно, и станете гораздо более эффективным.

1. Важные и срочные дела делайте сразу.

2. Главный «объект» для вашей интеллектуальной продуктивности – важные, но не срочные дела. Вы должны сразу же наметить для них время в своем ежедневнике, чтобы поработать над ними сосредоточенно, не отвлекаясь. Если вы не внесете эти задачи в свое расписание, то в конце концов они превратятся в важные и срочные. Тогда вам придется выполнять их впопыхах, от чего пострадает качество работы.

3. Если задача не важная, но срочная – откажитесь от нее. Перепоручите ее человеку, для которого эта задача будет интересной, хоть и сложной. Или же выполните ее, завершив все важные дела.

4. Не тратьте силы на неважные и несрочные дела. Отправляйте их в корзину, игнорируйте. Или занимайтесь ими после важной работы, чтобы расслабиться. Как правило, такие пожиратели времени, как социальные медиа и электронная почта, отнимают у вас гораздо больше времени, чем вы планировали. Поэтому, если вы не можете ограничить это занятие 10 минутами, просто запретите себе отвлекаться на него, пока не закончите с важными делами.

Имейте в виду: чем меньше удовольствия вы получаете от работы (удовольствие – очень важная категория!), тем больше вы жаждете развлечений вне нее (развлечения – неважные дела). Поэтому прежде всего выполните упражнение «принцип Парето для удовольствия» (вы найдете его в следующем разделе), чтобы узнать, какие виды деятельности положительно влияют на вашу интеллектуальную продуктивность, а также на получаемое удовольствие.

Кстати, «встречи с самим собой», о которых я расскажу в разделе о пакетной обработке, надо рассматривать как важные дела. Если вы не будете заранее заносить их в свой ежедневник как важные встречи, то неважные дела полностью вытеснят их. И тогда у вас просто не останется на них времени. «Встречи с самим собой» – это дела, которые не заносят в список, но всегда заранее выделяют для них время в ежедневнике.

Основа для применения принципа Эйзенхауэра: четкое понимание своих приоритетов, целей и стремлений