Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь - Тео Компернолле (2014)

Если в вашем ящике скопилось много писем, которые надо обработать, ни в коем случае не пытайтесь разбираться с ними по очереди, одно за другим. Ваша почтовая программа по умолчанию сортирует входящие письма по мере поступления. Если вы начнете обрабатывать письма начиная с последних, то можете пропустить важную информацию в более ранних письмах. Если же вы начнете с обработки ранних писем, то будете делать ненужную работу, отвечая на вопросы и запросы, на которые кто-то уже ответил до вас. Вы будете удивлены, насколько ускорится процесс обработки почты, если вы будете делать это на основе «подпакетов» или «мини-пакетов». В программе MS Outlook на панели инструментов есть кнопка «Организовать». Она позволяет упорядочить почту по теме или по любому другому удобному для вас критерию.

Как правило, чтобы быстро разобраться с большим объемом электронной почты, достаточно рассортировать ее два раза. Например, сначала вы сортируете письма по отправителям и быстро просматриваете их на предмет того, нет ли среди них сообщений от действительно важных людей или организаций. Если находите такие, то обрабатываете их в первую очередь, не глядя на остальные. Следующий шаг: вы сортируете письма по темам, быстро просматриваете и отвечаете только на действительно важные (помните о принципе Эйзенхауэра).

Затем приступайте к обработке остальных писем – но также на основе подпакетов. Используя функцию предварительного просмотра, вы можете быстро составить представление о том, чему посвящен этот конкретный мини-пакет. Так вы сможете сохранять, удалять или отвечать сразу на десять писем зараз.

Разумеется, эффективнее и быстрее работать с электронной почтой на стационарном компьютере с большом экраном, где вы можете найти и развернуть всю необходимую информацию, а не на смехотворном микроэкране вашего смартфона, на котором невозможно развернуть целиком даже одно письмо.

Некоторые люди предпочитают архивировать электронные письма в разных папках или помечать их разными ярлыками. И я до недавнего времени так делал. Но потом понял, что это пустая трата времени, если есть отличный поисковый инструмент. Поскольку даже в последней версии MS Office функция поиска оставляет желать лучшего, я использую программу для поиска информации на жестком диске X1 (также хорошая альтернатива – поисковик Copernic). Теперь я сохраняю все письма в одной архивной папке, а те немногие, на которые не могу ответить немедленно, помечаю флажками. При запуске моя программа электронной почты автоматически открывает список этих помеченных писем (см. об этом ниже).

Внимание: когда вы применяете метод пакетной обработки электронной почты, не переходите по интернет-ссылкам, которые содержатся в сообщениях, – особенно в период «цифровой детоксикации». Вам будет очень трудно устоять перед соблазном начать серфинговать по Интернету, жертвуя сосредоточенной работой.

Почему не следует заниматься электронной почтой, чтобы «не терять времени зря»

Если сейчас вы спрашиваете: «Почему нельзя заниматься электронной почтой во время перерывов, которые выдаются в течение дня?», значит, вы читали эту книгу с электронным гаджетом в руках. Или параллельно занимались другими делами. Или же сразу же перескочили к третьей части, пропустив первые две. Подробный ответ на этот вопрос был дан в главе об электронной почте во второй части моей книги.

Позвольте мне еще раз вкратце изложить основные причины, почему вы должны заниматься электронной почтой в строго отведенное время, а не делать это в каждую свободную минуту.

Микроперерывы, которые многие люди считают «потерянным временем», на самом деле нужны вашему мозгу (и телу), чтобы отдохнуть и восстановить силы (см. раздел о периодическом стрессе во второй части книги). Вы должны использовать эти драгоценные моменты, чтобы расслабиться, а не для того, чтобы подвергать себя очередному низкому уровню стресса, который вызывает работа с электронной почтой.