Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь - Тео Компернолле (2014)

Почтовую программу можно настроить даже так, чтобы она открывала пустую папку входящих сообщений. Это поможет вам избежать искушения начать читать всю почту, когда вам нужно найти конкретное письмо или отправить срочное сообщение, которое никак не может подождать до следующего сеанса пакетной обработки.

Для этого вам надо создать правило, чтобы все входящие сообщения автоматически перенаправлялись в специально созданную папку «Пакет входящих писем». В результате ваша папка входящих сообщений будет всегда пустой. Если вы все равно не уверены в своей силе воли, рекомендую вам спрятать эту заветную папку за семью замками из каскада папок. Назовите примерно так: «Опасно!!!», «Вы уверены?!», «Только для пакетной обработки!!!» и т. п. Сделайте путь к «запретной папке» максимально трудным и дайте промежуточным папкам самые устрашающие названия. Так вы защитите себя от соблазна проверять входящие сообщения вне отведенного времени.

• Заткните себе уши воском и привяжите себя к мачте

Удачи!

Не отвечайте на электронную почту немедленно и даже в течение часа: ответ в пределах 24 часов – общепринятый стандарт

До сего момента вы могли ссылаться на незнание того, насколько контрпродуктивна постоянная подключенность. Но отныне вы не можете этого делать. Если все вокруг про…ют (простите мне мой французский) свою интеллектуальную продуктивность, немедленно отвечая на электронные письма, это совершенно не означает, что и вы должны делать то же самое! Это абсолютно нерационально, неэффективно, не нужно, неразумно и даже безумно. Так не становитесь жертвой всеобщего контрпродуктивного безумия.

Взбунтуйтесь против такого порядка или, по крайней мере, будьте мудрее других. На самом деле практически не бывает электронных писем, которые требуют ответа ранее, чем через 24 часа. Если кто-то посылает вам такие письма, он идиот. Отправитель должен понимать: для действительно срочных и неотложных вопросов есть телефон. Вот и все.

Если вам не хватает мужества оставлять отправителей без немедленного ответа, используйте автоответчик. Напишите в дружелюбном тоне сообщение, в котором объясните, что для повышения своей продуктивности вы проверяете почту всего три раза в день, и предложите связаться с вами по телефону в случае действительно срочных вопросов. Купите себе второй телефон для такой экстренной связи. Если затрудняетесь объяснить людям причины, по которым вы это делаете, сошлитесь на мою книгу!

Если вы – руководитель (особенно высшего звена), то существенно повысите продуктивность работников умственного труда в вашей компании, если введете правило 24-часового ответа на электронную почту. Правило 24-часового ответа означает, что вашим сотрудникам будет достаточно всего двух сеансов работы с почтой в день, чтобы ответить на все письма. Такое простое правило приведет к массовому и масштабному повышению производительности труда. Ни одна другая мера не способна принести такой результат.

Не пытайтесь использовать электронную почту для коммуникации: применяйте «Правило трех»

«Правило трех» гласит: если вы обменялись с адресатом тремя письмами, а вопрос по-прежнему не решен (или если вы заранее понимаете, что вопрос не может быть решен в трех письмах), позвоните этому человеку, свяжитесь с ним по видеосвязи или назначьте личную встречу.

Не отвечайте на все письма