Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь - Тео Компернолле (2014)

Как показывают нижеприведенные истории из реальной жизни, часто полное игнорирование всех электронных писем, поступающих в ваш почтовый ящик, не вызывает больших проблем. Поэтому, если вы завалены, подавлены огромными объемами электронных писем, вы можете автоматически перенаправлять их все в папку «КУМБСВ» («Когда у меня будет свободное время»). Вы обнаружите, что «КУМБСВ» на самом деле означает «Никогда» и что любую нужную информацию в этой папке всегда можно найти при помощи поисковой программы. Если вы беспокоитесь по поводу возможной негативной реакции, просто придумайте благопристойное оправдание.

Несколько примеров из жизни

Следующие несколько примеров из реальной жизни на первый взгляд могут показаться немного экстремальными. Однако я включил их специально, чтобы показать, насколько смелым, если не безжалостным, вы должны быть в борьбе с электронно-почтовым Франкенштейном.

Много лет назад, в эпоху существования факсов, один руководитель высшего звена взбунтовался против нескончаемой лавины писем в своем электронном почтовом ящике. Он подсчитал, что при его уровне зарплаты обработка такого количества бесполезной почты была сопоставима с заработком четырех его заместителей{459}. И ведь в эту стоимость еще не были включены альтернативные издержки, то есть стоимость той по-настоящему важной работы, которую он мог бы сделать за это время. Но не сделал.

Тогда мы с этим руководителем провели эксперимент. Он создал в почтовой программе MS Outlook правило, чтобы все письма от внутренних отправителей получали следующий автоматический ответ: «В данный момент я не могу вам ответить. Если письмо, которое вы только что мне отправили, касается важного или срочного вопроса, пожалуйста, перешлите его мне по факсу по номеру 1234» (это был номер факса его секретаря). Он рассуждал так: если кто-то посылает письмо, недостаточно важное, чтобы распечатать его и отправить по факсу, вряд ли его содержание стоит того, чтобы его читал такой высокопоставленный руководитель, как он. В результате ему удалось сократить 80–100 электронных писем в день всего до 3–10 факсов в день! При помощи одного простого сообщения на почтовом автоответчике он освободил себе от одного до полутора дней в неделю для действительно важной работы. Через два месяца он сообщил, что подобная тактика игнорирования внутренних писем не привела ни к одной проблеме.

Один менеджер по работе с корпоративными клиентами, которого я консультировал, перед отпуском попросил отдел ИТ создать для него второй адрес электронной почты. Затем он сообщил этот адрес только своим клиентам, а в первом почтовом ящике включил автоответчик. Теперь все письма от клиентов поступали во второй почтовый ящик, а письма от других отправителей поступали в первый ящик. Там они получали автоматический ответ с указанием номера телефона для экстренной связи, а далее перенаправлялись в отдельную папку «КУМБСВ» («Когда у меня будет свободное время»). То, что менеджер никогда не заглядывал в папку «КУМБСВ», осталось в компании незамеченным.