Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь - Тео Компернолле (2014)

Еще один менеджер по работе с корпоративными клиентами после отпуска обнаружил в своем почтовом ящике больше 900 сообщений. Он решил, что во время следующего отпуска будет каждый день заниматься электронной почтой, чтобы не накапливать таких завалов писем, однако его жена решительно этому воспротивилась. Я посоветовал ему включить функцию автоответчика и написать сообщение примерно такого содержания: «Поскольку за время отпуска в моем почтовом ящике обычно накапливается от 600 до 1000 электронных писем, существует риск того, что я отвечу на ваше письмо с большим запозданием или же не отвечу совсем. Если у вас действительно важное или срочное сообщение, пожалуйста, перешлите его мне на мой личный электронный адрес [email protected]». Это был дублирующий адрес электронной почты, который он специально создал у своего провайдера. Своим клиентам он разослал такое же сообщение, но с другим дублирующим адресом. Электронные письма с обоих дублирующих адресов автоматически пересылались на его корпоративную почту. За весь отпуск он получил всего пять электронных писем на дублирующий адрес, предназначенный для важных внутрикорпоративных писем. Когда менеджер вышел из отпуска, коллеги с одобрением говорили: «Он настолько привержен работе, что даже сообщил личный адрес электронной почты, чтобы оставаться на связи во время отпуска». Они не знали, что по возвращении менеджер перенес больше 800 внутрикорпоративных писем в отдельную папку «Отпуск», оставив только сообщения от корпоративных клиентов. Затем он потратил 45 минут, чтобы бегло просмотреть эту папку, используя два способа сортировки писем (см. раздел о мини-пакетной обработке почты). Первоначально он планировал более детально разобраться с этой папкой, когда появится время. Разумеется, времени так и не нашлось. И спустя три месяца он понял: из всех этих 800 писем в папке «Отпуск» ему понадобилась информация всего из… 10. При этом он смог уделить больше внимания письмам от важных клиентов.

Наконец, еще одного менеджера, который по возвращении с больничного обнаружил в своем электронном ящике более 300 писем, я убедил провести следующий эксперимент. Надо было прочитать только письма от корпоративных клиентов, а адресатам из внутрикорпоративного списка рассылок отправить сообщение, что в его почтовом ящике произошел какой-то сбой. Поэтому он просит повторно переслать ему все важные письма, присланные в период с 8 по 25 июля. В результате он получил… всего 15 писем! Это значит, что всего 5 % присланных ему писем были достаточно важными, чтобы отправители потрудились переслать их еще раз! Почему бы вам не провести такой же эксперимент хотя бы раз и выяснить, какой процент вашей электронной почты действительно стоит вашего внимания?

Как видно из этих примеров, чтобы обуздать электронно-почтового Франкенштейна, нужны творческий подход и мужество.

2.3. Разрушитель оков № 3: позволяйте своему мозгу побездельничать в перерывах между работой и обеспечьте его полноценным сном

Вашему мозгу нужны перерывы

Как было сказано в главе о мыслящем мозге, перерывы между работой важны и нужны. Они позволяют архивирующему мозгу упорядочить и заархивировать полученную информацию, а мыслящему мозгу – отдохнуть, восстановить силы и переключиться между несовместимыми физическим/механическим и социальным контекстами. Поэтому на схеме оптимальной организации умственного труда (рисунок раздела 2.2 этой части книги) «перерыв» – это не просто деталь, а одно из ключевых условий интеллектуальной продуктивности.

Если вы относитесь к числу экранных зомби и все время приклеены к большим или малым экранам, вы уничтожаете то лучшее, на что способен ваш когнитивный мозг. Потому что вашему мыслящему и архивирующему мозгу требуются регулярные периоды «полезного безделья».