Управление вниманием - Грэм Олкотт (2022)

Тщательно продумайте продолжительность встречи. Если вы – дисциплинированный председатель, то, скорее всего, сумеете закончить раньше, чем ожидали. Не стоит слыть специалистом по затягиванию любых переговоров. Будьте точны и реалистичны, и в то же время излагайте мысль максимально кратко, стимулируя к тому же других участников. То, что ваш Outlook Calendar делит график дня на интервалы по 30 или 60 минут, вовсе не означает, что вы не можете провести совещание за 15 или 45 минут – или даже за 21 минуту, если захотите! Это очень тонкий момент, поэтому будьте осторожны и тщательно все продумывайте. Дополнительные пять минут проактивного внимания, потраченные на размышления, потенциально смогут спасти массу времени других людей.

Место и обстановка

Обстановка многое говорит о том, какого рода встречу вы собираетесь провести. Зал в театральном стиле с кафедрой впереди предполагает дидактический стиль, тщательные записи участников и строго определенное время для вопросов. Когда участники располагаются вокруг стола, то подразумевается некоторый уровень формальности и максимальное участие, но он же может послужить определенным барьером и помехой для активного слушания. Стулья, расставленные подковой, без стола напоминают групповую психотерапию: активное слушание, командная работа, достижение консенсуса и решение проблемы. Ни один метод нельзя считать правильным или неправильным – просто каждый подходит для своей ситуации и повестки дня. Обстановка помещения играет важную роль.

Создайте необходимую для себя культуру

Какое-то время я занимался управленческой работой, и каждую неделю мне приходилось присутствовать на совещаниях. Самое глубокое впечатление на меня произвел руководитель той организации. Он создал культуру, в которой подготовка была абсолютно необходима. Во всеоружии был руководитель, поэтому и менеджеры высшего звена тоже были всегда готовы. В результате во время совещаний обсуждались точки зрения и действия, и никто не вдавался в долгие объяснения. Сами встречи длились минут сорок, а не три-четыре часа. Такая культура была не просто спланирована руководителем, но еще и тщательно поддерживалась и подкреплялась. Каждый пункт повестки дня он предварял небольшим вступлением, в котором почти всегда звучала фраза: «Полагаю, все прочли документы», а затем вкратце предлагалось решение. Если кто-то не подготовился, то это был верный путь к провалу: достаточно было совершить такую ошибку – и ты безнадежно отставал от команды. На следующей неделе ты приходил уже подготовленным, прочитав все необходимое. Создайте аналогичную культуру в своей команде – и ваша жизнь станет намного проще.

20 % – само совещание

Вы тщательно подготовились и убедили других сделать то же самое. Вы даже купили хорошее печенье. Как же обеспечить эффективность самого совещания?

Приветствие и вступление

Если вы пригласили от четырех-пяти человек, то на создание групповой динамики потребуется чуть больше времени. Ваша задача – сделать так, чтобы все почувствовали себя максимально комфортно. Это способствует повышению активности участников совещания. В такой обстановке люди меньше боятся выставить себя в невыгодном свете. Старайтесь установить зрительный контакт и поговорить с каждым сотрудником сразу после его прихода. Будьте доброжелательны. Сделайте так, чтобы ваши собеседники почувствовали себя особенными. Если эта деталь кажется вам излишней, вспомните себя на разных совещаниях – и разница станет очевидна.

На своих собраниях я обычно прошу людей представиться. К этому меня подтолкнула великолепная книга Нэнси Клайн «Время думать», в которой она рассказывает о создании идеальной для слушания и мышления рабочей среды. Такое простое приветствие позволяет каждому высказаться и комфортно себя почувствовать в тот момент, когда внимание остальных направлено на него. Это сплачивает группу и повышает эффективность совещания.

Обычно я задаю три-четыре вопроса:

• Имя.