Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь - Тео Компернолле (2014)

Многозадачность очень опасна для медсестры, если в месяц ей приходится выполнять 22 000 назначений лекарственных препаратов. Около трети всех связанных с лекарствами ошибок происходит, когда медсестра выдает их пациентам. Учитывая все это, служба среднего медперсонала в больнице фонда Кайзера разработала процедуры, направленные на устранение многозадачности. Эти процедуры затрагивали несколько аспектов деятельности медсестер, но основное внимание уделялось выдаче лекарств. Здесь были максимально устранены все отвлекающие факторы. Результаты были немедленными и впечатляющими. Вот самые важные изменения, которые были введены в процесс отпуска лекарств:

• Появились визуальные знаки. Когда медсестры занимаются отпуском лекарственных препаратов, они обязаны надевать заметную люминесцентную ленту через плечо или жилет. Перед каждым аптечным шкафом должна быть «священная зона», очерченная на полу красной линией или выделенная красной краской. Никто не имеет права отвлекать медсестер, когда на них надета сигнальная лента или жилет или если они находятся в красной зоне перед аптечным шкафом.

• Из авиационной отрасли были позаимствованы проверенные стратегии.

«В авиации существует своя “священная зона” – это предполетная проверка. В это время пилотов запрещено беспокоить. Мы воспользовались этой идеей», – говорит Мелоди Наварро{490}.

• При отпуске лекарственных препаратов был введен простой короткий протокол проверки, призванный повысить внимательность и исключить отвлекающие факторы.

• Медсестры получили новые полномочия. Теперь они имели право требовать, чтобы им не мешали во время отпуска лекарственных препаратов.

• Эффективные принципы руководства и управления.

Переход к однозадачности дал впечатляющие результаты: сокращение разного рода помех на 50 % привело к уменьшению количества ошибок при отпуске лекарств на 47 % и к увеличению скорости на 15 %!!!{491} Неудивительно, что большинство больниц в Нидерландах сегодня внедряют такой же подход.

Если это сделали медсестры в больнице, значит, сможете сделать и вы в вашей компании. Создавайте собственные «сигнальные жилеты», «красные линии» и «священные зоны»!

4.3. Разрушение оков на уровне «Они» № 3: радикально сократите количество электронной почты, повышайте эффективность ее использования

В ходе моих консультаций и семинаров часто открывается поразительная вещь: люди практически никогда не обсуждают электронную почту, хотя она отнимает у сотрудников невероятное количество времени, провоцирует снижение продуктивности и высокий уровень стресса. Создается впечатление, что никто точно не знает, какого именно отношения к электронной почте ожидают от него в компании. Очень редкий случай, если в организации есть официальные правила работы с электронной почтой. Я говорю о нормах, где прописано, какие письма должны рассылаться в рамках компании; как определять их приоритетность; как быстро следует на них отвечать; в каких случаях и каким людям надо отправлять копии сообщений; как использовать групповые рассылки; необходимо ли работать с почтой в выходные дни, во время отпуска и т. д. В результате люди начинают гадать и делать выводы, зачастую основанные исключительно на невежественных ожиданиях того или иного руководителя. Разве не странно, что использование одного из самых важных и самых трудоемких инструментов в современной рабочей среде никак не оценивается, не контролируется, не регулируется и не обсуждается? Этого не делают даже в компаниях, которые тщательно прописывают такие мелочи, как использование карандашей, скрепок и мест для парковки автомобилей своих сотрудников. В результате такой бесконтрольности этот мощный ИКТ-инструмент вырабатывает потоки бесполезной информации и увеличивает и без того высокую нагрузку на мозг.