Управление вниманием - Грэм Олкотт (2022)

Делить списки можно и другими способами. Один из наших эффективных ниндзя Мэтью использует для деления списка проектов аббревиатуру ABCDE:

A = Acquire (Приобретение)

B = Broker (Брокер)

C = Contract (Контракт)

D = Deliver (Исполнение)

E = Extract Payment (Оплата)

Этот метод прекрасно отражает процесс ведения бизнеса. Чем бы вы ни занимались, вашу работу можно расписать по этим категориям. Например, у меня «А» подразумевает поиск и приобретение новых клиентов. Для этого необходима реклама, общение, выход в сеть, проведение мероприятий, конференций и т. п. «В» обозначает процесс обсуждения сделки с потенциальным клиентом и подведения его к следующему этапу. «С» – подписание контракта и окончательное завершение сделки. «D» – это исполнение своих обязательств, перечисленных в контракте. И, наконец, «Е» – отсылка счетов и получение заработанных средств в банке. Это прекрасный способ группирования проектов. Возможно, он вам пригодится, а может быть, вы найдете что-то лучшее.

Для начала возьмите свою служебную инструкцию (если таковая есть) и просмотрите заголовки разделов. Вы наверняка считаете свою роль гораздо более глубокой, чем написано в инструкции. И все же она – отличная отправная точка. А дальше можете ее адаптировать, редактировать и расширять по своему усмотрению.

Список проектов вы создаете для того, чтобы каждую неделю посвящать несколько минут обязательным размышлениям о будущих делах. Эти размышления обеспечат вам полную ясность. Большинство из тех, с кем я работал, имели общий командный список дел, в котором были обозначены некоторые их обязанности, но остальные проекты оставались совершенно неструктурированными. В их списках числились и пятиминутные действия, и проекты, работа над которыми занимала примерно месяцев пять.

Обилие проектов требует длительных размышлений – иногда гораздо быстрее просто выполнить какие-то действия! Ведь выполняем мы на деле не проекты, а действия!

Отделите проекты от действий, размышление от действия. Да, к этому нужно привыкать. Но как только это станет для вас привычным, вам будет легко составлять подобные списки. Вы поймете, что они чрезвычайно полезны. Полный список проектов способствует мышлению в режиме «управляющий». А приступив к действиям, мы больше не тратим время на обдумывание общей ситуации.

Основной список действий: дело мастера боится

Самый большой, самый важный, самый быстро меняющийся и самый часто используемый список – это основной список действий. Он похож на те списки дел, которые вы составляли интуитивно и о которых читали в старых книгах по тайм-менеджменту. Однако есть и существенные различия.

1. Это практический список действий. В нем содержатся все действия, которые вы выполняете в настоящий момент по каждому проекту. Знаете, почему в нем не расписаны действия на месяцы вперед? Потому что ситуация меняется.

2. Очень просто разбить основной список действий на множество подкатегорий, чтобы вы могли быстро получить только самую необходимую информацию и так же молниеносно принять решение.

3. Основной список действий предназначен для того, чтобы вы с первого взгляда понимали, что должны делать в период проактивного внимания, а что можно выполнить позже, когда ваш мозг будет ни на что не способен, а внимание перейдет в инертное состояние. Список поможет вам управлять своими действиями, где бы вы ни находились: в офисе, дома, на улице и т. п. С его помощью вы можете отследить все действия, в которых есть элемент сотрудничества, или пункты повестки дня предстоящего совещания.

4. Вам нужно решить, какими будут подкатегории вашего списка, и создать из них максимально эффективную систему. Ваш основной список действий может быть сложным или простым, он может отражать ваши должностные дела или дела в разных сферах жизни – как вам удобно.