Управление вниманием - Грэм Олкотт (2022)

Если вы в хорошей форме, то ваш основной список действий будет постоянно увеличиваться и сжиматься – некоторые пункты исчезают, но появляются другие. Поступает информация, которая приводит к новым действиям, попадающим в список. Следите за тем, какие части системы работают эффективно, а какие нет. В режиме обзора и анализа уделите этому моменту особое внимание. Возможно, нужно создать новую подкатегорию, а какую-то удалить? Это совершенно нормально. Обновляйте свою систему, чтобы она соответствовала нашему стремительно меняющемуся миру и точно отражала ваши приоритеты, обязательства, саму вашу жизнь.

Пример основного списка действий – простой вариант

Простой список действий может включать разделы «офис», «дом» и те места, которые вы посещаете между домом и работой. Для многих вполне достаточно этой одной категории – «Места». Если три вспомогательных списка не заполнены десятками действий, вы сможете с легкостью отследить все свои обязательства.

Глядя на эту таблицу, подумайте о том, как структурировать ваш собственный основной список действий. Мы вернемся к этому в упражнении в конце главы.

Пример основного списка действий – средний вариант

Средний основной список действий может выглядеть примерно так. Мы снова делим его по «местам» (офис, дом, другие места). Но если вам нужно завершить в офисе более десятка дел, то, возможно, их стоит сгруппировать по требуемому уровню внимания (проактивное, активное, инертное). Мы добавили также два вложенных списка, куда включили дела, которые можно выполнить где угодно: «Размышления/решения» и «Звонки». Это обеспечило нам гибкость и позволило более конкретно указать, как и где лучше всего выполнить определенные действия.

Пример основного списка действий – сложный

Перед вами пример более сложного основного списка действий. Он включает работу в разных местах, совместную работу с персоналом и помощниками и в целом значительный объем работы. Использовать именно эти категории вовсе не обязательно. И пока не думайте о том, в каком виде лучше всего хранить свои списки («На бумаге?! В приложении к iPhone?! Я всю голову сломал!»). Не паникуйте, мы с вами об этом еще поговорим. А для начала просто начните любоваться тем, как работает второй мозг. Не забывайте: наша основная цель – ясность и дзен-спокойствие. Зная, что второй мозг все держит в памяти, вы можете не загружать этим собственный мозг!

Ежедневный список дел: обоюдоострый меч настоящего ниндзя

Когда вы сведете в список все свои проекты и действия, то будет полезно в начале каждого дня составлять план. Ежедневный список дел – важная часть этого плана. Чашка кофе, удобное офисное кресло и список «Что нужно сделать сегодня» – это ритуал, знакомый многим офисным работникам. Однако большинство таких списков оказываются неработоспособны: люди пытаются спланировать день по памяти или по клочкам бумаги, оставленным на столе перед уходом. У них просто нет второго мозга, то есть продуманного основного списка действий. В результате они пытаются припомнить два-три самых срочных дела, а остальную часть списка заполняют тем, что просто пришло им в голову.

Это большая ошибка. Работая без поддержки основного списка дел, мы чаще всего сосредоточиваемся на срочных и кричащих делах, а не на важных и тонких.

Ниндзя поступает иначе. В начале дня он просматривает основной список действий, и это помогает принимать более ясные и разумные решения относительно того, как распределить ограниченное рабочее время и еще более ограниченный ресурс внимания.

Ежедневный список дел обеспечивает сосредоточенный отбор. Представьте, что основной список действий – это гардероб, где висит вся ваша одежда, тогда ежедневный список – это та одежда, которую вы наденете сегодня.