Малый Бизнес. Большая игра - Александр Высоцкий (2018)

Обычно при внедрении финансового планирования начинают с первого – проводят анализ соответствующих статей расходов, которые фактически были в компании в последний год работы. Для этого нужно рассчитать средние отчисления дивидендов, расходы на продвижение, на заработную плату и все остальные статьи, а затем вывести средний процент от маржи в неделю на эти статьи. Полученные проценты можно использовать при составлении политики по распределению средств. Но также для того, чтобы не допускать ошибок при распределении средств, необходимо понимать, как много обычно компания тратит еженедельно на те или иные статьи. Таблица, где перечислены размеры разных статей расходов по всем отделениям компании, в статьях Рона Хаббарда называется «Программа финансового планирования №1». Упрощенный пример такого документа представлен ниже.

– пример Программы финпланирования №1 –

НАИМЕНОВАНИЕ СТАТЬИ ЕЖЕНЕДЕЛЬНО

Отделение 7 – Административное

Юридические услуги $500

Представительские расходы $134

Услуги охраны $1230

Дивиденды $2100

Отчисления в резервы $1560

Отделение Построения

Расходы на продвижение вакансий $75

Обеспечение канцтоварами $167

Услуги по обслуживанию оборудования $211

Оснащение рабочих мест $140

Почтовые расходы $340

Заработная плата персонала $7500

Отделение 2 – Распространения

Расходы на продвижение $2350

Услуги дизайна $213

Представительские расходы $240

Отделение Финансовое

Доработка учетной системы $190

Консультационно-справочные услуги $50

Налоги $3450

–

(и т. д. – все остальные статьи расходов по остальным отделениям)

–

ВСЕГО ПО ОТДЕЛЕНИЯМ: $21560

–

Использование Программы ФП №1 в первую очередь поможет правильно определить проценты, но что еще более важно – программа помогает членам Рекомендательного совета в процессе распределения денег не упустить какие-то важные статьи расходов. Кроме того, во время обсуждения заявок на разные расходы возникает вопрос: не слишком ли это большая сумма? В этом случае Программа финансового планирования №1 помогает оценить размер предлагаемых расходов, сравнив его с обычным для компании уровнем. Например, руководитель отделения Построения запрашивает деньги на обеспечение деятельности офиса. Используя эту таблицу, любой член Рекомендательного совета может понять, много это или мало.

Кроме того, конечно, в компании должен быть долгосрочный бюджет по доходам и расходам, он также помогает правильно установить проценты отчислений на различные статьи и в процессе распределения правильно определить приоритеты. Сложность только в том, что такой долгосрочный бюджет появляется только после того, как появилась оргсхема, статистики и планирование в каждом из отделений. Поэтому начать использовать описанную в этой главе процедуру финансового планирования можно, даже не имея такого бюджета. А уже в процессе использования финансового планирования руководители начнут лучше понимать все свои статьи расходов и постепенно научатся планировать бюджет по своим отделениям.

После того как сформулированы эти правила, необходимо передать работу по распределению денег Рекомендательному совету. Задача совета – в рамках существующих правил распределить полученные за неделю деньги таким образом, чтобы, во-первых, это соответствовало установленным правилам, а во-вторых, деньги расходовались так, чтобы это приносило компании больше дохода и развития. Любой расход, который производит компания, должен рассматриваться как инвестиция в деятельность, которая должна дать определенную отдачу.

Для этого еженедельно на Рекомендательном совете после того, как все планы полностью согласованы:

1. Изучают данные о доходе и расходах компании за неделю.

2. Обсуждают заявки по каждому из подразделений и, сопоставляя их с планами, принимают решения о том, какие заявки одобрять и в каком объеме.